Secondo l'articolo 21, comma 1, lettera d) del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs 42/2004), è necessaria un'autorizzazione preventiva per scartare materiale bibliografico dalle biblioteche pubbliche, comprese quelle gestite da enti pubblici come regioni, province, città metropolitane, comuni, scuole di ogni ordine e grado e istituzioni universitarie. Questa disposizione si applica anche alle biblioteche private che sono soggette a vincoli legali o hanno ottenuto una dichiarazione di eccezionale interesse culturale. Tuttavia, l'articolo 10, comma 2, lettera c del Codice prevede un'eccezione per alcune raccolte specifiche che svolgono funzioni particolari, come le biblioteche popolari, le biblioteche del contadino nelle zone di riforma e i centri bibliotecari di educazione permanente. Per questi casi, non è richiesta l'autorizzazione preventiva per lo scarto.
L'autorizzazione deve essere richiesta per scartare diverse tipologie di materiale bibliografico, inclusi libri, periodici e altri materiali, indipendentemente dalla loro modernità o dalla recente data di acquisizione.
Gli enti privati non sono obbligati a ottenere un'autorizzazione preventiva per lo scarto, ma sono comunque tenuti ad adempiere agli obblighi di tutela stabiliti negli articoli 21 e 30 del Codice. Pertanto, si consiglia agli enti privati di inviare in anticipo all'autorità di sovrintendenza gli elenchi del materiale da scartare, al fine di consentire una verifica per identificare eventuali testi che non possono essere eliminati.
Esistono alcune restrizioni sul materiale che non può essere scartato:
- Le pubblicazioni acquisite in conformità con le norme sul deposito legale non possono essere eliminate.
- Le opere appartenenti a fondi o collezioni specializzate non possono essere scartate, a meno che la biblioteca proponente non possieda copie aggiuntive. In situazioni particolari, è possibile richiedere una valutazione specifica alla Soprintendenza.
Per richiedere l'autorizzazione allo scarto, l'ente proprietario o detentore dei beni deve inviare una proposta di scarto alla Soprintendenza archivistica e bibliografica dell'Abruzzo e del Molise tramite gli indirizzi email sab-amo[at]pec.cultura.gov.it o sab-amo[at]cultura.gov.it. Nel caso degli enti pubblici, la richiesta deve essere presentata su carta intestata dell'ente, protocollata e firmata, facendo riferimento alle linee guida.
La proposta di scarto deve essere corredata da una relazione redatta dal Responsabile della Biblioteca, in cui vengono illustrate le motivazioni dello scarto per singoli documenti (obsolescenza, incongruità, danni materiali, ecc.) e, soprattutto quando si tratta di una grande quantità di materiale, in relazione alle esigenze della biblioteca (necessità di liberare spazio, ecc.). È consigliabile specificare anche i criteri adottati per la selezione del materiale da scartare (es. materiale duplicato, presente in altre biblioteche del territorio, ecc.). È inoltre importante indicare l'esito previsto dello scarto: cessione a istituzioni pubbliche o private senza fini di lucro, scambio con altre biblioteche, vendita (gratuita o a pagamento), eliminazione, ecc.
Alla proposta devono essere allegati gli elenchi del materiale bibliografico da scartare, utilizzando il modulo apposito disponibile in formato PDF e XLS. L'elenco deve contenere almeno le informazioni essenziali per identificare l'edizione e l'esemplare, inclusi il numero di inventario, il titolo, l'editore, l'anno di pubblicazione, e preferibilmente anche l'autore principale, il luogo (soprattutto se manca l'editore), le note di possesso, lo stato di conservazione e le ragioni che giustificano la decisione di scartarlo, nonché l'identificativo di catalogo come il BID SBN o altri. Nel caso dei periodici, è necessario indicare anche le annate, i volumi, i fascicoli, ecc., sia del materiale da scartare che della collezione complessiva del periodico.
Si consiglia di inviare elenchi con un numero limitato di record (indicativamente inferiore a 500), eventualmente inviando richieste separate nel tempo. Il modulo allegato per lo scarto serve ad agevolare le biblioteche nell'individuare le informazioni necessarie o utili alla Soprintendenza per valutare la proposta, ma è possibile utilizzare altri moduli che contengano tutti i dati richiesti. Non è possibile richiedere lo scarto per documenti senza numero di inventario, né per quelli sottratti, persi o non reperibili e quindi non annullabili fisicamente.
I criteri utilizzati per valutare lo scarto del materiale bibliografico si basano sulla rarità e sul valore del documento proposto per lo scarto, nonché sull'impatto che tale eliminazione avrebbe sulle collezioni e sui servizi della biblioteca. Ai fini dell'autorizzazione, si considerano rari quei documenti per i quali si trovano meno di 5 copie individuate negli OPAC italiani. Inoltre, si tiene conto della rarità dell'esemplare stesso, che può derivare da caratteristiche specifiche come annotazioni di particolare interesse, una storia unica o una rilegatura di pregio. Il richiedente deve fornire tutte le informazioni necessarie sulla presenza o l'assenza di tali caratteristiche nella domanda.
- Data di pubblicazione: costituisce un criterio restrittivo il fatto che la pubblicazione abbia più di 70 anni, in conformità alle modifiche apportate dalla legge n. 124 del 2017 al D.lgs. 42/2004, art. 10, comma 5.
- Stato di conservazione: l'autorizzazione allo scarto viene favorita nel caso in cui l'esemplare sia gravemente mutilato o danneggiato in modo tale da comprometterne notevolmente l'uso normale, a meno che non si tratti di un esemplare unico.
Si sottolinea inoltre che tutti i beni per i quali si richiede lo scarto devono essere inventariati, non è possibile scartare beni non inventariati. Nel caso in cui alcuni beni non siano fisicamente reperibili a causa di furto, smarrimento o mancata restituzione, è necessario presentare una denuncia al competente Nucleo Tutela Patrimonio Culturale dei Carabinieri.
Il processo di scarto procede quindi con l'autorizzazione o il rifiuto motivato. Al termine dello scarto, se autorizzato, è opportuno, quando possibile, affidare il materiale bibliografico ad altre biblioteche, come ospedali, case di riposo, centri o associazioni, pubblicando elenchi dei libri scartati o contattando direttamente le biblioteche. In alternativa, si può rendere il materiale disponibile anche a privati, con il macero come ultima soluzione.
In ogni caso, i documenti per i quali è stata autorizzata l'eliminazione devono essere segnalati nel registro o nell'inventario, devono essere rimossi dal catalogo e devono essere annullati i timbri, le etichette e altri segni che indicano l'appartenenza alla biblioteca. Dopo aver informato la Soprintendenza di tali azioni, il processo si conclude.
