La Soprintendenza archivistica e bibliografica svolge la propria attività di tutela sui attraverso diversi procedimenti amministrativi eccone alcuni che riguardano:
- forme di consulenza gratuita per la loro gestione complessiva censimenti che ne definiscano la consistenza quantitativa e qualitativa
- riproduzioni di sicurezza o di complemento di singoli documenti o serie
- interventi diretti dello Stato in caso di grave rischio per inerzia o inadempienza dei proprietari responsabili rispetto agli obblighi di conservazione e corretta gestione loro imposti dalla legge, a spese degli stessi
- espropriazioni per causa di pubblica utilità
- accoglienza temporanea presso le strutture statali preposte alla conservazione (Archivi di Stato) in forma di deposito o comodato ovvero definitiva in forma di donazione o acquisto con esercizio del diritto di prelazione
- concessioni di contributi o interventi finanziari a totale copertura della spesa a carico dello Stato per operazioni di particolare rilevanza o da effettuarsi su beni in uso o godimento pubblico o su pluralità di archivi riconducibili a contesti storico-geografici-istituzionali omogenei
- agevolazioni fiscali previste ai sensi dell'art.1 del D.L. 31.5.2014, n. 83, "Disposizioni urgenti per la tutela del patrimonio culturale, lo sviluppo della cultura e il rilancio del turismo", convertito con modificazioni in Legge n. 106 del 29/07/2014 e s.m.i.. E' stato introdotto un credito d'imposta per le erogazioni liberali in denaro a sostegno della cultura e dello spettacolo, il c.d. Art bonus, quale sostegno del mecenatismo a favore del patrimonio culturale.
- autorizzazioni a scarti d'archivio e consulenza preventiva
- autorizzazioni, e relative prescrizioni, a trasferimenti temporanei o definitivi ad altre persone giuridiche di documenti d'archivio di enti o di privati per i quali sia stata emessa la "dichiarazione": per cessazioni di enti, per affidamenti in gestione esternalizzata dei servizi archivistici, per prestiti in occasione di mostre in territorio nazionale
- autorizzazioni a cambiamento di ubicazione dei depositi d'archivio, non dipendente tuttavia dal mutamento di sede o dimora del detentore e relative prescrizioni conseguenti alla verifica di locali, attrezzature ed impianti, fatta eccezione che per gli archivi correnti (confronta il documento "Requisiti strutturali essenziali di un archivio di ente pubblico (storico e di deposito)" Nel caso di dipendenza da mutamento di sede o dimora del proprietario è sufficiente una denuncia preventiva allo spostamento
- istruzioni per misure urgenti di salvataggio e recupero, in caso di calamità naturali che abbiano provocato danni al patrimonio archivistico vigilato (confronta il documento "Archivi alluvionati:istruzioni di pronto intervento)
- autorizzazioni ad atti di alienazione di archivi appartenenti a persone giuridiche private senza fine di lucro
- autorizzazioni all'esecuzione di opere o lavori di qualsiasi genere sui documenti d'archivio, resa su progetto o su descrizione tecnica dell'intervento che si intende effettuare (riordinamenti, inventariazioni, disinfestazioni, restauro, riproduzioni ecc.) con possibilità di consulenza preventiva o, in caso di restauro, anche di predisposizione del materiale all'intervento (schedatura, numerazione delle carte, riproduzione di sicurezza) e verifica finale dell'esito
- assistenza tecnica all'esecuzione del progetto approvato
- emissione della dichiarazione di interesse storico particolarmente importante per gli archivi privati e per quelli ecclesiastici
- rivendica, ai rispettivi proprietari, dei documenti appartenenti allo Stato o agli enti pubblici che si trovino in possesso di altri
- controllo sull'esportazione di archivi o di singoli documenti, stante i diversi casi di divieto di uscita dal territorio nazionale e l'assoggettamento comunque ad autorizzazione di iniziative di trasferimento all'estero ovviamente riguardanti gli originali, non le fotoriproduzioni
