Lo scarto dei documenti negli archivi di enti pubblici e negli archivi privati di particolare interesse storico richiede un'autorizzazione, come stabilito dall'articolo 21 del Decreto Legislativo 42/2004. La richiesta di autorizzazione deve essere inviata alla Soprintendenza e deve includere la determina o la delibera dell'ente che esprime formalmente l'intenzione di eliminare i documenti, nonché un elenco dettagliato dei documenti proposti per lo scarto. L'elenco deve indicare le date cronologiche, la dimensione in metri lineari, il peso e le motivazioni per lo scarto, evidenziando la funzione secondaria dei documenti da eliminare e indicando i documenti significativi che saranno conservati in archivio.
È responsabilità dell'ente verificare che i documenti proposti per lo scarto abbiano perso la loro utilità giuridico-amministrativa. Prima di adottare la determina o la delibera, è possibile contattare i funzionari della Soprintendenza per compilare correttamente l'elenco dei documenti da eliminare.
La Soprintendenza rilascia una copia dell'elenco approvato e autorizzato, e l'ente può procedere alla distruzione dei documenti archivistici indicati. Il Decreto del Presidente della Repubblica 37/2001 ha abrogato l'articolo 16 del Decreto Legislativo 2034/1928 che imponeva la cessione obbligatoria dei documenti alla Croce Rossa. L'ente può decidere le modalità di cessione dei documenti, scegliendo organizzazioni benefiche o aziende specializzate che dovranno fornire una conferma scritta della distruzione. Tuttavia, alcune tipologie documentarie possono essere soggette a normative specifiche per la tutela dell'ambiente e della salute pubblica.
Al termine del processo, l'ente deve inviare alla Soprintendenza il verbale di distruzione dei documenti.
I massimari di scarto forniscono utili riferimenti per valutare e selezionare periodicamente i documenti da eliminare. Sono disponibili diversi massimari specifici per diverse categorie di archivi, come le Regioni, i Comuni, le istituzioni scolastiche e le aziende sanitarie e ospedaliere.
I riferimenti normativi per lo scarto dei documenti includono il Decreto Legislativo 42/2004, l'articolo 21, comma 1, lettera d); il Decreto del Presidente della Repubblica 37/2001, articolo 8; il Decreto Legislativo 152/2006, articolo 184; il Decreto del Presidente della Repubblica 254/2003, articolo 5.
Il termine previsto per il processo di scarto dei documenti è di 60 giorni.
