Il prestito dei documenti dagli archivi soggetti alla tutela della Soprintendenza archivistica per mostre ed esposizioni richiede l'autorizzazione del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo, secondo il decreto legislativo n. 42/2004 (articoli 48, 66, 71, 74 e successive modifiche).
Per mostre ed esposizioni in Italia, l'autorizzazione al prestito è rilasciata dalla Soprintendenza archivistica su delega del Direttore generale per gli archivi, come stabilito dal decreto ministeriale n. 250 del 6 luglio 2010. La richiesta di autorizzazione deve essere presentata almeno 90 giorni prima dell'inizio dell'evento.
Per richiedere l'autorizzazione al prestito, è necessario allegare i seguenti documenti:
- Elenco dei beni prestati con descrizione dettagliata di ciascun bene, indicando il responsabile della custodia e il valore assicurativo.
- Progetto scientifico della mostra.
- Facility report, un documento che descrive le condizioni espositive e le misure di sicurezza. È possibile utilizzare il modello proposto dalla Fondazione Scuola del Patrimonio.
- Copia della polizza assicurativa stipulata, che deve coprire tutti i rischi (formula "all risks included") e includere la protezione contro il furto. Una copia della polizza deve essere inviata alla Soprintendenza.
Al termine dell'evento, è necessario inviare alla Soprintendenza un resoconto sulla ricollocazione dei beni nei fondi di provenienza e segnalare eventuali danni o perdite subite durante l'esposizione.
Di solito, l'esposizione dei documenti può essere autorizzata per un massimo di 90 giorni per ciascun documento, al fine di limitare al minimo il degrado causato dall'esposizione stessa.
La richiesta di autorizzazione deve essere inviata alla Soprintendenza archivistica almeno quattro mesi prima dell'inizio della mostra, secondo quanto previsto dal decreto legislativo n. 42/2004 (articolo 48, comma 2).
Per mostre ed esposizioni all'estero, è necessario il riconoscimento da parte del Ministero dell'alto interesse culturale dell'evento e la garanzia dell'integrità e sicurezza dei documenti. La richiesta di autorizzazione viene trasmessa alla Direzione generale per gli archivi, corredata da parere della Soprintendenza e deve includere gli stessi dettagli richiesti per le mostre nazionali. Una volta ottenuta l'autorizzazione entro 90 giorni, l'ente organizzatore richiede un attestato di circolazione temporanea all'Ufficio esportazione locale, indicando il valore dei beni e i dati del responsabile della custodia all'estero. È richiesta anche un'assicurazione dei beni per il valore dichiarato e, nel caso di documenti di interesse storico particolarmente importante, il versamento di una cauzione. L'Ufficio esportazione valuta la richiesta entro 40 giorni e rilascia l'attestato di circolazione temportanea, che indica anche il termine per il ritorno dei beni (non superiore a 18 mesi). Per esposizioni al di fuori dell'Unione europea, è necessaria anche una licenza di esportazione temporanea dei documenti.
I riferimenti normativi per questa procedura sono il decreto legislativo n. 42/2004 (articoli 48, 66, 74).
I tempi previsti per questa procedura sono di 90 giorni per l'autorizzazione al prestito e 40 giorni per il rilascio della licenza di esportazione temporanea.
