Le procedure amministrative relative alla denuncia di trasferimento di beni archivistici e librari sono, secondo l'art. 59 del D.Lgs 42/2004, gli atti di trasferimento devono essere denunciati alla Soprintendenza archivistica e bibliografica. La denuncia deve essere presentata entro 30 giorni dall'atto di passaggio di proprietà e deve contenere informazioni dettagliate sulle parti coinvolte, i beni coinvolti, il luogo di conservazione, le condizioni dell'atto di trasferimento e i domicili delle parti per le comunicazioni. La denuncia è obbligatoria solo per i beni archivistici e librari di interesse culturale. In caso di vendita, lo Stato ha un diritto di prelazione (art. 60 del Codice) entro 60 giorni dalla denuncia. Se la denuncia è omessa, tardiva o incompleta, il termine per la prelazione diventa di 180 giorni. Durante il periodo di prelazione, l'atto di alienazione rimane condizionato e l'alienante non può consegnare i beni all'acquirente. Per il trasferimento a seguito di successione a causa di morte, i beni culturali possono essere esclusi dall'attivo ereditario se sono soggetti a un vincolo di conservazione. È necessario presentare un inventario dei beni alla Soprintendenza per ottenere l'attestazione del vincolo e l'assolvimento degli obblighi di conservazione. Per lo spostamento dei beni a seguito della denuncia di trasferimento, è richiesta l'autorizzazione preventiva della Soprintendenza, che valuterà la sicurezza della nuova sede di conservazione.
